海運貨運代理出口業(yè)務是從承攬和接受貨物開始，安排貨物裝船，運至國外目的地，并將貨物送交收貨人的過程。
1、海運貨運代理出口業(yè)務環(huán)節(jié)
(1)攬貨
在競爭激烈的貨代業(yè)務中，大多數(shù)貨代以廣告、優(yōu)質(zhì)服務等來爭取更多的貨源，也有用降低運費或以不同名目的回扣、暗扣等手段來爭取貨源。大的貨運代理與班輪公司和發(fā)貨人之間都有臨時的或長期的代理協(xié)議，這樣既可以保證班輪公司的利益，又可以保證貨物能及時運出。
(2)訂艙
一般是發(fā)貨人預先向船公司或貨運代理申報計劃，在規(guī)定的時間內(nèi)向船公司或貨運代理遞交具體的訂艙單。
(3)裝船前的準備工作
在通常情況下，根據(jù)訂艙委托，船公司在指定的時間內(nèi)將指定船舶開抵指定港口受載。-在船舶到港之前，貨運代理必須做好下列裝船準備工作。
①將所有訂艙托運單按不同港口分別編出提單號，寫上船名，并根據(jù)訂艙托運單上的內(nèi)容編制成配船清單，并制出清潔提單。
②將訂艙托運單連同提單一起交船務代理簽單，以便船務代理及時繕制出貨清單，畫出積載圖草圖。
③貨運代理應在裝船之前或船舶到港之前將所有貨物齊集港口，以便船只到港后能及時裝運。
④貨運代理應在裝船前憑全套報關單據(jù)(包括報關單、出庫單或裝箱單及所需官方證明，如許可證、商檢證、免疫證等)，向海關申報，海關審核無誤后方可裝船。
⑤到港船舶必須適合貨物裝運，特殊情況下應申請商檢部門對船舶進行檢查，并出具適合裝運的證明。
(4)裝運
貨運代理在裝船時應派人做好裝船現(xiàn)場監(jiān)裝工作，做好現(xiàn)場記錄，掌握進度，及時處理意外事故，以便維護貨主方利益，保證裝船質(zhì)量。
(5)船舶離港后的善后工作
船舶離港后，貨運代理應做好如下善后工作。
①發(fā)送提單。貨運代理憑大副收據(jù)到船代理處換取清潔提單，并及時將提單送交發(fā)貨人，以保證及時結(jié)匯。
②處理退關、短裝、漏裝貨物。如果貨物沒有及時發(fā)送或因單證不齊不能報關，則需辦理退關。在可以分批的情況下，部分貨物已裝船，另外部分貨物因缺貨或因破損等原因沒能裝上船，稱為短裝；在不可分批或用集裝箱運輸情況下，整批貨物或整箱貨物未能裝上船，稱為漏裝。
船舶離港后，貨運代理應及時開出退關、短裝通知書給發(fā)貨人，以便發(fā)貨人及時處理。需再出運的貨物，發(fā)貨人應重新補辦托單訂艙；漏裝貨物應安排最早的航次補出。
③拍發(fā)起運電報。船舶離港后應立即向收貨人發(fā)出離港電報。電報內(nèi)容包括信用證號或合同號、毛重、凈重、金額、品名、船名、裝期、起航日等，以便收貨人做好提貨準備。
④做好航次小結(jié)。貨運代理應在船舶離港后及時做出航次小結(jié)，以備存查。
海運貨運代理出口貨物單證主要包括商業(yè)單證和官方證明。商業(yè)單證主要是指國內(nèi)運輸單據(jù)和結(jié)匯單據(jù)；官方證明主要指出口許可證、商檢證、危險品包裝鑒定使用證書。
1)商業(yè)單證
商業(yè)單證主要指托運單、出口貨物明細單、出口貨物報關單、提單等。如果是集裝箱運輸，在出口運輸業(yè)務過程中還要使用裝箱單、設備交接單、碼頭收據(jù)等。
出口貨物明細單也叫“分析單”，是發(fā)貨人根據(jù)信用證或合同制作的一種單據(jù)，有固定格式。出口貨物報關單是出口企業(yè)向海關申請出口，海關憑證放行的一種重要單據(jù)。出口貨物報關單由海關統(tǒng)一印制。出口公司或貨運代理對報關單上所有項目都要認真、正確無誤地填寫，各項內(nèi)容必須與實際貨物及交驗的單證一致，即單(報關單)、貨(實際貨物)、證(證明文件)三者相符。出口貨物報關單格式見海關總署發(fā)布的《中華人民共和國海關進出口貨物報關單》式樣。
2）官方證明
（1）出口許可證
出口許可證是國家批準某些商品出口的證明文件。各出口單位在出口前必須分商品品種向商務部、商務部駐口岸特派員辦事處和各省、市、自治區(qū)、計劃單列市的經(jīng)貿(mào)廳（委、局）申領出口許可證。凡屬于實施許可證管理范圍的出口商品，在出口報關時必須附有出口許可證，否則海關不會接受其報關。
（2）商檢書
商品檢驗書是商檢機構(gòu)簽發(fā)的證明商品檢驗結(jié)果的書面文件。在國際貿(mào)易中，商品檢驗證明書的作用是作為議付貨款的一種單據(jù)，如果檢驗證明中所列項目或檢驗結(jié)果的信用證中規(guī)定不符，有關銀行可以拒絕議付貨款，作為證明交貨的品質(zhì)、數(shù)量、包裝及衛(wèi)生條件等是否符合合同規(guī)定的，依雙方可以憑此作為索賠或理賠的依據(jù)。我國商品檢驗部門對進出口商品出具的檢驗一律稱為“檢驗證書”。